今まで通りの書き方はもう古い?英語の手紙の書き方を再確認しよう

英語スキルアップ

最近ではEメールばかりで書面でのやり取りは減ってきましたよね。それでも、求人への応募や自分を企業に売り込む際などでも添え状が必要となり、手紙の基本フォーマットを心得ておくと便利です。

この記事では基本的な英語での手紙の書き方の手順をご紹介します。
最近では事情が変わってきたMr.やMrs.などの名称についても解説しました。

この記事を読み終わるころには、手紙の書き方をだれかに伝授できるくらい知識を得られます!

この記事を書いているのは…】
由美ギルバート

日英ハーフながら英語が話せず、コンプレックスを抱え10代を過ごす。

ニュージーランド留学を経験し、その後外資企業に勤めTOEIC985点取得。

長野県白馬村でインバウンド系旅行会社に勤め、オーストラリア人の誘致に携わったのち、イギリスに渡り現地旅行会社で勤務。

現在はWebライターとして、英語に対する無類のパッションを共有すべく執筆活動しているアラフォー。

海外に手紙を出す手順

友人などにカードや手紙を送る際、封筒にどうやって住所を書くか迷うことはありませんか?

封筒を書く際、宛先(相手)は中央付近に大きめに、表面に送り主(自分)の名前と住所を左上に小さめに、切手は右上に貼るのが基本のフォーマットです。

また、VIA AIR MAIL(航空便にて)とはっきりと書くことをお忘れなく。書く場所の目安は封筒の下の方の宛名の近くです。

英語での住所の書き方

英語の手紙の住所の書き方は、日本の住所の書き方とは真逆の、個人を特定できる情報から、徐々に範囲が広くなります。以下のような書き方が一般的です。

  1. 氏名(敬称にも注意。下に詳細があります。)
  2. 会社名(ある場合のみ)
  3. 建物名、部屋番号
  4. 番地、通りの名前、町や村や区
  5. 市、都道府県や州名
  6. 郵便番号
  7. 国名

英語での住所記載例:

JapanWonderGuide
5th floor KS Nihonbashi Building, 14-14 Nihonbashikodenmacho Chuo City, Tokyo,
103-0001, Japan

英語で手紙を書くときの基本

英語の手紙は基本的にはすべて左寄せ、と覚えておくと良いでしょう。

ビジネスレターの基本形は、
①自分の名前と住所
②日付
③相手の名前と住所
④Dear○○
⑤本文
⑥結びの言葉
⑦自分の名前

です。

それでは注意が必要なポイントをみていきましょう。

日付を書く

日付はアメリカ式、イギリス式があり、混同に注意が必要です。アメリカ式は月/日/年の順、イギリス式は日/月/年の順です。

Ordinalsと呼ばれる1st, 2nd, 3rd, 4thなどの序数を省略した書き方はアメリカ式ではあまり使われていませんが、イギリス式ではフォーマルな形式以外では使う事もあります。

また、日にちの後のコンマはアメリカ式では必要とされていますが、イギリス式では使わなくてもよいとされています。

違いは以下の通りです:

  • アメリカ式:月/日/年 → March 3, 2022
  • イギリス式:日/月/年 → 3(rd) March 2022 

Dear○○で相手の名前を書く

名前を書く上で気をつけたいのが、苗字の前につけるMr.などのMrs.敬称です。それぞれ説明していきます。

  • Miss女の子に対して、または基本的には30歳以下の未婚の女性に使います。
  • Ms.:近年女性版のMr.として使われるようになってきています。基本的には30歳以上の未婚の女性、もしくは「結婚歴を明かしたくない」と感じる女性にはMs.を使うと良いといわれていますが、女性に対する一番無難な敬称だと覚えておきましょう。ビジネス上の手紙も女性にはMs.を使った方がよいでしょう。
  • Mrs.:基本的に結婚している女性に対してつかいます。なかには未亡人であったり、離婚していてもMrs.を使うのを好む方もいます。
  • Dr.:性別に関係なくPh.D.(博士号)を持っている方に対して使います。(大学の教授などにはProfessorも敬称として使えます)
  • Master男の子に使われます。成人するとMr.になります。
  • Mr.:成人男性に対して使います。

ビジネス上の手紙で、今まで交流がなく「名前はわかるけれど、性別はわからない」人には以下のようにDearの後にフルネームを書きましょう。

  • Dear Ashley Smith 

ちょっと前までは、求人への応募などで企業宛てに手紙を書くとき、相手の名前がわからなければ「Dear Sir/Madamがよい」とされていました。

しかし、これも最近は「一昔前の使い方」として好まれない傾向にあります。どうしても名前がわからないときは以下のような性別が絡まない宛名が良いでしょう。

  • To Whom It May Concern
  • Dear Hiring Managerなど

本文

Dear○○、のあとに本文が続きます。あいさつから始まり、ビジネスの場合などは単刀直入に本題に入り、インフォーマルな手紙の場合は、まず体調などを伺ってから近況の報告と続きます。

結びの言葉

英語の手紙のマナーとして、Best regards,など適切な結びの言葉で手紙を終わらせます。ここであなたの印象が左右されかねない、些細に見えますが意外に大切な部分でもあります。

手紙で使える英語の挨拶

ビジネス上で使いやすものと、友人とのやり取りに活用できる挨拶をひとつづつ紹介します。

  • I hope this letter finds you well. (ご健勝のことと存じます)
  • How is life treating you? (調子はどうですか?)

手紙で使える英語のお祝いの言葉

お祝いの言葉の一例です。

  • Congratulations on the arrival of your beautiful baby!(美しい赤ちゃんのお誕生おめでとう!)
  • Congratulations on your new job!(新しい仕事おめでとう!)
  • Congratulations on your graduation.(卒業おめでとう)

手紙で使える英語の結びの言葉

ビジネスで使える表現

  • Sincerely,
  • Sincerely yours,
  • Yours faithfully, (手紙を受け取る相手を知らない場合よいとされる)
  • Respectfully, など

もう少しインフォーマルな場面(すで知っている仕事相手、上司、同僚など)

  • Best regards,
  • Kind regards,
  • Warm regards,

友人や親戚あてた手紙

  • Best wishes, 
  • Take care,
  • Love,
  • Lots of love,など

あとがき

この記事では手紙の書き方をまとめました。普段書いていないと、いざ手紙を出したい時に「あれ?どうするんだっけ?」となりがちですよね。今回まとめた情報がそんな時に解決のお手伝いになれば幸いです。

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