英語でメールを書くときのマナーなど、「気をつけた方がいいこと」があるのをご存知ですか？いくら日本に比べると自由な風潮と言えど、欧米の文化においてもメールを送る際のマナーが存在します。
「日本語メールをそのまま翻訳してたけど、合ってたのかな？」
「英語のメールのうまい始め方、締め方がわからず、いつも時間がかかってしまう」
そんな方のために、今回は英語でのメールの書き方をまとめました。参考にすることで、今まで英語のメールに費やしていた時間を節約できるはずです！
【この記事を書いているのは…】
由美ギルバート
日英ハーフながら英語が話せず、コンプレックスを抱え10代を過ごす。
ニュージーランド留学を経験し、その後外資企業に勤めTOEIC985点取得。
長野県白馬村でインバウンド系旅行会社に勤め、オーストラリア人の誘致に携わったのち、イギリスに渡り現地旅行会社で勤務。
現在はWebライターとして、英語に対する無類のパッションを共有すべく執筆活動しているアラフォー。
英語メールの基本的な書き方
英語のメールは、基本的には以下の構成です。
- DearやHi＋相手の名前
- 挨拶（ビジネスのやりとりでは大抵の場合は省略）
- メール本文
- 主にビジネスではどういうアクション（返事）が欲しいか提示
- Best regards，などの締めの挨拶（親しい友達はloveやxxでキスを表すなど）
- 自身の名前
それでは、注意ポイントを含めた書き方を細かくみていきましょう。
件名の書き方
メールの文字数が表示されるのは60文字程度、スマートフォンだとその半分程度と言われています。このことを念頭に、短く簡潔にメールの要件を書くことを心がけましょう。特にビジネスメールの場合、helloやthank youなど文中で書けることは避けた方が良いでしょう。
例えばすぐに返信が欲しい場合は：
Please respond by tomorrow.
明日までにご返信ください。
メールの出だしの書き方
まずメールの出だしは相手の名前の呼びかけですが，以下の例の通りいくつかバリエーションがあります。
- Dear Ms. Zimmerman,
（仕事の応募など，名前は知っているが（あまり）相手と面識が無いフォーマルな場面） - To whom it may concern,
Dear Marketing Manager,
（相手の名前がわからない場合，企業への連絡など） - Hi there,
（客として問い合わせ窓口にメールする時など） - Hi Dave,
（上司や仕事仲間，友達へのメールなど）
呼びかけ後はビジネスの場合は大抵の場合、すぐに要件に入って大丈夫です。日本のような「お世話になります」と出だしに決まった一文を書く風習は無いです。
少しかしこまった場面、例えば企業からお客さんに対してや、久しぶりに恩師にメールを送る、などの場合、I hope this email finds you well. （お元気でしょうか)と始めるとHow are you？ より洗練された印象を与えます。
友人の場合は How are you?（どうしてる？）I just wanted to drop you a line to say hello.（気になってメールしたよ）などがあります。
メールした理由、目的を簡潔に伝える
ビジネスメールの場合は特に、何が言いたいのか、どんなアクションがいつまでに欲しいのか端的に伝えるのが基本です。以下が例文です。
例えば添付したファイルを見て欲しい時：
Please find the attached sales report.
売上報告を添付したので確認してください。
決まった日までに返事が欲しいとき：
Could you possibly get back to me by Wednesday, please?
水曜日までにお返事いただくことは可能ですか？
Thank you very much for your help in advance.
前もってお礼申し上げます。
友人へのメールは自由に書いて問題はないです。
結びの言葉
結びの言葉もいくつかバリエーションがあります。
履歴書を送る相手などかしこまった場面は：
Yours sincerely,
敬具、真心をこめて、などの意味
ビジネスメール（毎日話す同僚や上司への報告の際は省いて大丈夫です）：
Best regards,
または
Kind regards,
敬意をこめて、よろしくお願いします、などの意味
友人や知り合い：
Best wishes,
では、よろしく、幸運を、などの意味
とても親しい間柄の友人や親戚：
Love,
愛をこめて
xxx,
キスを3回
覚えておきたい！メールでよく使われるフレーズ
ビジネスにおいて以下のフレーズは頻繁に使うので、覚えておくと便利です。
Thank you in advance.
（前もって）ありがとうございます。
何か依頼した時、まだ実行してもらっていないけれども「先に」感謝の意を伝える方法。依頼のメールを感じよく終わらせるのに最適です。
Please see attached file.
添付のファイルをご確認ください。
Please find the attached spreadsheet.
添付のスプレッドシートをご確認ください。
「添付をご確認ください」という表現は、ビジネスメールでよく使いますが、「確認してください」は「see」や「find」を使い、「添付の○○」は「attached」を使います。
お礼するとき
お礼はスマートな言い回しを意識し過ぎず、シンプルにThank you伝えると良いです。ビジネスでも友達でも共通の言葉で感謝を伝えましょう。
Thank you very much for your help.
助けていただき、ありがとうございます。
また、感謝の気持ちを表すとき、appreciateという単語もよく使います。
I appreciate your cooperation.
ご協力感謝いたします。
謝罪するとき
Sorryという言葉も使えますが、一歩上をいく丁寧な謝罪の仕方を紹介します。
My sincere apologies for the delay.
遅れてしまったこと、心よりお詫びします。
I sincerely apologize for the delay. という言い方もありますが、使用頻度が少ない言い回しなので若干ぎこちない印象です。
I apologize for any inconvenience caused.
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何かとよく使う言い回しです。I apologize for the inconvenience.も使えます。
I am very sorry.
本当にごめんなさい。
シンプルな謝罪で友人や家族に対しては適切ですが、フォーマルなビジネスの場面では避けた方が無難です。
依頼するとき
メールで依頼をする時に「お願いしやすくなる」そして「頼まれた方も嫌な気がしない」言い回しがあります。それはCould you kindly〜？です。
Could you kindly find out and let me know?
調べて私に知らせてもらえますか？
Kindlyはpleaseと同じ意味として使うと文章が構成しやすいです。補足ですが、Could you kindly〜？ はいわゆる「書き言葉」で、基本的には会話で使わない言い回しです。
催促するとき
忙しい相手に対して「申し訳ないけど早く返事が欲しい…」そんな時に使える言い回しを2つ紹介します。
I’m sorry to bother you when you are busy but have you had a chance to check the report I sent you yesterday?
お忙しい中何度も恐縮なんですが，昨日送ったレポート見る機会ありましたか？
（フォーマルよりもカジュアルに近い上司や仕事仲間へのメールに使えます）
I am sorry to rush you, but would you be able to respond by the end of today?
急かして申し訳ないのですが、今日中に返事をもらうことはできますか？
まとめ
今回は英語メールの書き方を紹介しました。相手への時間の配慮を一言添えると、気持ちのいいやり取りに繋がります。ぜひ例文を活用してみてください。
コメント